I vantaggi della digitalizzazione dei dati dei tuoi prodotti, come di ogni informazione di valore per l’azienda, sono diventati cruciali. I processi di digitalizzazione sono stati accelerati per effetto del lockdown, e nello spazio di poco tempo saranno una condizione necessaria per rimanere nel mercato.
I vantaggi principali?
1. Riduzione dei costi dello spazio di ufficio.
I documenti digitali consentono di risparmiare lo spazio necessario alla loro conservazione e archiviazione (lo spazio occupato dalla carta bianca, lo spazio occupato da stampanti, fotocopiatrici, rilegatrici). Eliminando il costo legato alla rigidità dei posti assegnati in un ufficio, si consente che ogni giorno ciascuno prenda una postazione secondo le date necessità del momento, portandosi dietro solo il laptop. Quando si hanno molti dipendenti, questa flessibilità consente di avere meno posti che dipendenti, basandosi sulla percentuale di dipendenti mediamente presenti in contemporanea in ufficio.
Pensa a come si potrebbe organizzare l’ufficio senza carte e senza macchine che le processano, o anche a quanti metri quadri in meno sarebbero necessari.
2. Riduzione o eliminazione dei costi relativi alle operazioni di stampa
Con la digitalizzazione dei dati si riduce o elimina la necessità di avere stampanti, fotocopiatrici, macchine rilegatrici, e le ore di lavoro necessarie a occuparsi della loro manutenzione.
Pensa alla dipendenza dalle scorte di toner, agli incidenti causati dal malfunzionamento delle macchine, alle rate del leasing.
3. Riduzione delle ore di lavoro.
Stampare, archiviare, fotocopiare, plastificare, cercare documenti o addirittura cercare chi può aiutarci a trovare un documento, o un’informazione contenuta in un documento, sono attività che richiedono molte ore di lavoro, che vengono eliminate con la digitalizzazione.
Pensa al tempo passato da ogni dipendente a cercare qualcosa tra le carte, o anche al movimento di dipendenti alla macchina fotocopiatrice.
4. Possibilità di accedere ai dati da qualsiasi luogo geografico
I dati digitalizzati possono essere consultati ed elaborati da qualsiasi luogo geografico, anche con lo smartphone. Questa flessibilità aiuta l’azienda a resistere agli imprevisti, consentendo che ogni informazione necessaria sia disponibile in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
Pensa a tutte le attività svolte fuori dall’azienda, come quelle dei commerciali o all’assistenza tecnica al cliente, o anche all’attività in sedi diverse da quella principale.
5. Ricchezza di informazioni e Business Intelligence
Le informazioni digitali possono essere estratte e incrociate con altre informazioni, anche automaticamente, fornendo indicazioni vitali sull’efficacia tecnica e commerciale dei prodotti e delle loro parti. Il documento fisico, incorporando tutte le informazioni che contiene secondo un unico criterio, diminuisce il valore di quelle informazioni. Si pensi inoltre che le informazioni agganciate ad un documento fisico non possono essere rilevate.
Pensa al valore che avrebbe ad esempio incrociare i dati relativi a un pezzo meccanico presente in più prodotti e quelli relativi alle avarie dei prodotti stessi.