Scopri i metodi e i consigli giusti per ottimizzare la documentazione aziendale, con specifico focus sulla documentazione tecnica.
Lo sappiamo bene, la scelta del software da utilizzare per creare e gestire i documenti tecnici è un passo importante per un’azienda.
Quante ore di lavoro (e da quante persone) verranno spese su quel software?
Quanti manuali vengono creati e gestiti, e in quante lingue, annualmente?
Quanti utenti utilizzeranno la vostra documentazione tecnica e giudicheranno i vostri prodotti (e la vostra azienda), a volte ancor prima di effettuare l’acquisto, sulla base di quest’ultima?
La risposta a queste domande è determinante per effettuare le opportune valutazioni per scegliere lo strumento più adeguato.
In questo articolo vedremo le potenzialità del software Adobe InDesign applicate alla redazione di documenti tecnici e di come, seguendo alcuni basilari principi e metodi di lavoro, sia possibile raggiungere ottimi risultati minimizzando gli sforzi.
Sei pronto? Si comincia!
Uno strumento, moltissime potenzialità.
InDesign, fatte le opportune valutazioni, è sicuramente un ottimo strumento per creare manualistica tecnica di alta qualità.
Consente di decidere, con grande libertà e massima qualità, ogni aspetto del layout grafico.
Questo strumento è difatti utilizzato su larga scala sia per documenti commerciali e marketing quali cataloghi, listini, schede prodotto ecc. sia per la manualistica tecnica, che spesso è oggi, uno dei primi documenti relativi al prodotto che viene visionato dai clienti, potenziali e già attivi.
Imprese che pur hanno prodotti di alto livello tecnico, si presentano spesso con manuali dall’aspetto non gradevole, antiquato e davvero poco leggibile.
È impossibile, per chi li vede, non associare il manuale al prodotto e, infine, alla ditta.
Non vorrai commettere anche tu quest’errore, vero?
I documenti devono oggigiorno non solo essere chiari e leggibili, nel rispetto delle normative di riferimento, e facilmente fruibili online, ma devono anche essere accattivanti e in linea con l’immagine aziendale.
Poi c’è la questione delle ore di lavoro.
InDesign ha grande numero di template pre-esistenti, strutture universalmente testate come ottimali per i diversi tipi di documentazione aziendale.
Questo vuol dire lavorare meno per ottenere gli stessi (se non addirittura migliori) risultati.
Ma non sono solo le sue ottime funzionalità che lo rendono di pratico utilizzo, è anche la sua grande popolarità.
InDesign è infatti uno standard universalmente accettato nel mondo dell’industria.
È facile trovare dipendenti o collaboratori che lo sappiano usare.
C’è un valido sistema di assistenza, un’enorme comunità online e una vasta mole di materiale gratuito che ne spiegano ogni funzionalità.
Ci sono inoltre diverse applicazioni dedicate che possono automatizzarne l’uso.
E questo, in tutto il mondo.
Gli automatismi di InDesign: plug-in per impaginare, tradurre e convertire documenti tecnici.
Molte persone in azienda usano InDesign, ma sono poche quelle che ne sfruttano davvero tutte le potenzialità.
Questa inerzia rappresenta un costo e una grande perdita di tempo!
Gli strumenti di InDesign consentono di ridurre drasticamente le ore di lavoro dedicate alla creazione e all’aggiornamento dei documenti.
Esistono diverse funzioni native di InDesign che non sono però utilizzate e non vengono sfruttate come invece potrebbero.
Ne citiamo giusto alcune come esempio:
- la funzione libro: un elenco di documenti, memorizzati in una specie di “paletta” (libreria), che possono condividere stili, campioni, livelli e altri elementi
- l’uso di variabili, che consente di inserire elementi, tra cui la più semplice e conosciuta sono i numeri di pagina, che andranno a modificarsi automaticamente
- il testo in flusso, che all’inserimento di un testo in un nuovo frame crea automaticamente tutte le pagine necessarie a contenerlo
- il preflight, che controlla il documento per eventuali font mancanti, immagini mancanti, profili colore sbagliati e altro
- l’HTML e CSS export che consente di pubblicare materiale digitale interattivo sulla base del documento creato con InDesign.
Questo limite, ovviamente, può essere superato con un’adeguata formazione.
Esistono poi soluzioni dedicate che consentono di automatizzare diversi processi di creazione, modifica e impaginazione dei testi.
Questo comporta un grande risparmio di ore di lavoro.
Queste soluzioni, soprattutto per le imprese che hanno tanti prodotti, carichi di informazioni, che presentano molte configurazioni in continua evoluzione e nelle quali i dati tecnici devono essere costantemente allineati in tutti i supporti, cartacei e digitali, sono quelle che fanno davvero la differenza.
Si possono eliminare tutta una serie di lavori fastidiosi di copia e incolla e di adattamento formati.
Non è solo un grande risparmio economico, è anche un grande vantaggio per il benessere delle persone, che vengono liberate per portare avanti attività più qualificanti e gradevoli.
Inoltre, si azzerano gli errori.
DocuLang: il plugin-in InDesign per gestire le traduzioni
Ottimi risultati si possono ottenere con le soluzioni per InDesign come, ad esempio, DocuLang: una soluzione che rileva automaticamente i testi da tradurre e gli stili di testo dei documenti InDesign.
Successivamente prepara un file Excel strutturato che contiene i testi nella lingua madre e i campi vuoti dove inserire le traduzioni.
Questo file viene dunque inviato a chi si occuperà delle traduzioni che poi, sempre grazie a DocuLang, sarà importato automaticamente in InDesign.
Tutto sempre tenendo lo stile grafico del testo originale, senza bisogno di ulteriori modifiche.
L’applicazione solleva l’azienda dalla necessità di individuare il testo da tradurre, copiarlo, esportarlo e reinserirlo una volta tradotto, nelle n lingue, con tutti i problemi relativi al cambio di formato e i rischi di errore.
Solleva inoltre l’azienda dalla necessità di ripassare tutto il file InDesign a chi si occupa della traduzione, senza avere il benché minimo controllo di ciò che è da tradurre o meno rispetto ai file precedentemente tradotti.
E il tutto dovrà essere re-impaginato nelle n versioni in lingua (con conseguenti costi e tempi).
L’entità del risparmio è davvero notevole!
DocuPage: il plugin-in InDesign per impaginare i documenti
DocuPage è invece un’applicazione nata per automatizzare l’impaginazione dei documenti in InDesign, identificando autonomamente le diverse parti di un documento, quelle che mantengono un layout fisso e quelle che invece si adattano al contenuto, e le impagina automaticamente nell’ordine che impostato dal redattore / grafico.
É un’applicazione pensata specificamente per la manualistica tecnica, composta di elementi statici e da parti invece in continuo cambiamento.
La parte modificata, che potrebbe essere a esempio la descrizione di una nuova procedura, viene identificata come elemento nella struttura predefinita e impaginata automaticamente nelle posizioni assegnate all’elemento.
DocuTab: il plugin-in InDesign per importare tabelle Excel
Un’altra soluzione è DocuTab, che consente di importare direttamente nei documenti InDesign dei dati contenuti in file Excel designati.
Anche in questo caso, i principali fruitori sono le aziende che hanno necessità di gestire tanti dati tecnici.
Ogni modifica viene fatta inizialmente nei file Excel (o in database strutturati che contengono tali informazioni da cui verranno esportate le informazioni in file Excel).
Con DocuTab i valori modificati nei file Excel si trasferiscono automaticamente nei file InDesign collegati, sollevando quindi le persone incaricate da un lavoro lungo e sfinente di copia e incolla, anche in questo caso, peraltro, tra diversi formati.
Anche in questo caso, una grande mole di lavoro manuale a cui si era abituati da anni, è facile sostituirla da un click.
DocuWeb: il plugin-in InDesign per creare pagine web
DocuWeb, infine, che consente di creare agevolmente documenti per il web, interattivi e responsive, di facile consultazione sia da postazione fissa che da smartphone.
I file in formato html, esportabili con un click, possono essere agevolmente inseriti in un contenitore predefinito che ne permette la completa gestione: dalla navigazione tramite il menù, alla ricerca rapida di parole chiave fino al cambio immediato della lingua.
Chi ha compiuto manualmente questo genere di operazioni sa come sia faticoso l’inserimento e l’adattamento al formato.
Tutto cambia con l’esecuzione automatica!
Citiamo infine il fatto che oltre a queste applicazioni già esistenti, è possibile crearne altre customizzate che automatizzano la creazione e la modifica di documenti in InDesign secondo le specifiche necessità dell’azienda.
Quali sono quindi in estrema sintesi le cose da portarsi a casa:
- InDesign è, davvero in molti casi, un software ottimale da scegliere per la documentazione tecnica aziendale: migliori risultati, minori costi.
- Tale strumento va però utilizzato per tutte le sue potenzialità, e quindi innanzitutto grazie alla formazione si possono utilizzare al meglio tutte le sue funzioni native già molto potenti.
- Il cambio di paradigma che consente di abbattere drasticamente ore di lavoro e costi sono le applicazioni di InDesign.
- Queste applicazioni sono oggi indispensabili per competere sul mercato internazionale.
- Chi le adotta abbatte i costi, riduce i tempi, azzera gli errori e questo si riflette sui suoi prezzi, e infine sulla sua capacità di vendere.
Scopri anche tu se l’azienda in cui lavori può ridurre i costi e aumentare la qualità della gestione della documentazione tecnica!
E’ ora di agire.
Lo sappiamo bene, fare innovazione in azienda è un processo complesso e difficile.
Planet è qui per accompagnarti al fine di renderlo semplice e veloce.
E’ sufficiente anche una sola prima call conoscitiva per comprendere i vantaggi del digitale proiettati nella tua azienda.
A completamento del progetto, poi, la soddisfazione di essere riusciti a innovare non ha prezzo.
Parlare di queste tematiche con le aziende è per noi all’ordine del giorno, e noi di Planet riteniamo sia davvero entusiasmante conoscere nuove aziende che come noi credono nel digitale.
Se anche tu sei parte delle aziende innovative che credono nelle nuove tecnologie, fammelo sapere in un commento oppure organizziamo una breve videochiamata conoscitiva e approfondiamo questi temi!
Ciao!
Vayla Pergolini
Founder