Perché è fondamentale affidarsi a dei professionisti per gestire la documentazione tecnica
Le informazioni di prodotto cambiano sempre più frequentemente. Leggendo quest’articolo potrai conoscere la nuova frontiera della documentazione tecnica e quali sono dunque i passaggi obbligati da compiere visto il nuovo scenario in cui siamo e che difficilmente tornerà come prima (per ulteriori considerazioni in relazione allo scenario si veda questo articolo).
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Indice dei contenuti
1) Cosa è cambiato e cosa sta cambiando nella manualistica tecnica.
2) L’importanza di una gestione esterna della manualistica tecnica.
3) Vantaggi economici di una corretta gestione della manualistica tecnica.
1) Cosa è cambiato e cosa sta cambiando nella manualistica tecnica.
La crescita esponenziale del dinamismo, cioè del continuo mutare delle regole e dei paradigmi che sta contraddistinguendo sempre di più questo dato periodo storico, coinvolge in modo importante anche la manualistica tecnica; difatti:
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Il mercato richiede continui adattamenti e modifiche dei prodotti, e quindi un continuo adattamento della relativa manualistica.
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Le normative cambiano sempre più velocemente e la manualistica si deve adattare di conseguenza.
Queste nuove istanze rendono necessario un continuo processo di gestione della manualistica tecnica, che non può più essere solo redatta, tradotta e “dimenticata”.
Lo sapevi che oggi i manuali tecnici vengono giudicati per la loro professionalità e sono uno strumento di pre vendita di fondamentale importanza ?
L’attuale centralità del consumatore nella comunicazione grazie ad internet, che gli permette di potersi informare facilmente, di fare giudizi sul prodotto e di leggere i giudizi di altri consumatori, ha di fatto introdotto il tema del gradimento della manualistica tecnica, diventando di fatto uno strumento di fondamentale importanza nella fase di pre vendita.
Il manuale tecnico viene oggi giudicato per la sua leggibilità, immediatezza, chiarezza e completezza da ciascun consumatore nella propria lingua specifica (lo sapevi che anche gli installatori e gli addetti alla riparazione hanno i loro forum pubblici online dove pubblicano commenti sui manuali? Alcuni esempi italiani e internazionali: plumbersforums, termomanutentori , forumelettrico , advancedinstaller, edilclima) Il giudizio del manuale è diventato parte integrante del giudizio sul prodotto e influisce sulle performance di vendita del prodotto stesso.
Questa nuova istanza rende di fondamentale importanza una maggiore cura nella redazione della manualistica, in tutte le lingue dei mercati specifici. Ne va dell’immagine dell’azienda! Sempre più la manualistica tecnica riflette il livello di organizzazione e professionalità dell’azienda (e dunque della validità del prodotto, del supporto post vendita, dell’assistenza ecc.) sia nella lingua di origine, sia nelle versioni in lingua per i diversi, e sempre più, mercati esteri locali.
2) L’importanza di una gestione esterna della manualistica tecnica.
Queste esigenze, sia in termini di rapidità e frequenza degli interventi, che della qualità degli stessi, rendono oggi estremamente obsoleta e antieconomica la gestione interna della manualistica tecnica.
Per la produzione di documenti tecnici, e per le relative traduzioni degli stessi, sono difatti necessarie competenze importanti, che devono necessariamente essere sempre aggiornate, e si rende necessario l’utilizzo di strumenti appropriati. Data l’elevata specializzazione e necessità di investimenti continui risulta quindi antieconomico incorporare queste competenze in strumenti proprietari e dipendenti fissi, ed è improponibile dal punto di vista della qualità e dell’efficienza affidare queste incombenze a personale non specializzato o magari a preziosi progettisti, per quanto riguarda la redazione, o a dipendenti interni, nel caso delle traduzioni, impegnati abitualmente ad altre attività.
3) Vantaggi economici di una corretta gestione della manualistica tecnica.
La gestione della manualistica svolta da professionisti del settore comporta l’abbattimento:
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dei costi delle versioni in lingua estera. Le ridondanze e le ambiguità generate da una redazione non professionale della manualistica comportano un maggior lavoro del traduttore nonché di possibili errori di interpretazione. Il redattore professionale impiega solo termini corretti, univoci e appropriati, fornisce un glossario dei termini utilizzati, ed evita costruzioni sintattiche inutilmente complesse. Non solo: impiega il più possibile strumenti opportuni, anche di comunicazione visiva, sollevando l’azienda, per quanto possibile, da costi aggiuntivi di traduzione. Infine, grazie ai software di gestione delle informazioni di prodotto (PIM) utilizzati da professionisti, si ottengono numerosi vantaggi in termini di:
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abbattimento dei costi e dei tempi di traduzione (nell’ordine del 60%) con relativo incremento del livello qualitativo;
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abbattimento di costi e tempi di impaginazione nelle versioni in lingua di partenza (almeno il 50%) e in lingua estera (fino al 90%);
Inoltre, lavorando con un sistema PIM (per ulteriori approfondimenti in relazione al sistema PIM si veda il precedente articolo) si ottengono i seguenti ulteriori vantaggi:
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azzeramento dei tempi di aggiornamento di tutti gli strumenti di comunicazione utilizzati, off e on-line;
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informazione sempre corretta (non necessità di ulteriori controlli e modifiche) e di qualità su tutte le fonti di distribuzione (zero errori);
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certezza del dato: sempre aggiornato.
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del costo dell’assistenza post vendita. La qualità del manuale tecnico riduce le ore di assistenza post vendita necessarie ad approfondire le lacune del documento. Quante ore di assistenza vengono spese per chiarire problemi che sarebbero già dovuti essere chiariti dal manuale?
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di possibili costi legali. La litigiosità dei clienti relativa alle prestazioni, alle caratteristiche e alle conformità alle normative del prodotto, si alimenta anche con manuali tecnici errati, confusi e incompleti.